E-Signatur: Sehen, wer noch unterschreiben muss.
Bereite die passende Schülerunterlage vor, prüfe die benötigten Unterzeichner und erfasse ihre Unterschriften am Dokument. Der Signaturstand zeigt, welche Rolle noch fehlt; die signierte PDF-Fassung lässt sich anschließend für die weitere Bearbeitung abrufen.
Vor der Unterschrift das richtige Dokument prüfen
Ein unterschriebenes Dokument hilft euch nur, wenn es zur richtigen Person und Ausbildung gehört. Du bereitest das Dokument im Schülerkontext vor und kontrollierst Angaben, Inhalt und vorgesehene Unterzeichner, bevor du die Unterschrift erfassen lässt. Als Beispiel prüfst du bei einer Ausbildungsunterlage zuerst die Zuordnung zur betreffenden Klasse. Nach der Erfassung gehört die Signatur zum konkreten Dokumentablauf. Voraussetzung ist, dass eure Vorlage oder das vorbereitete Dokument die benötigten Rollen vorsieht. Die Unterschrift ergänzt keine fehlenden Inhalte und entscheidet nicht, welche Personen für euren konkreten Zweck unterschreiben müssen.
Eine vorhandene Unterschrift ist noch nicht jede Unterschrift
Wenn Schüler und Vertreter für ein Dokument vorgesehen sind, beendet die Schülerunterschrift den Vorgang noch nicht. Du prüfst den Dokumentstatus und welche der vorgesehenen Rollen bereits unterschrieben hat. Für die fehlende Vertreterunterschrift nutzt ihr den passenden externen Signaturzugang; anschließend kontrollierst du den Stand erneut. So sieht das Büro, ob noch eine Unterschrift aussteht, statt allein nach einer PDF-Datei in der Akte zu suchen. Voraussetzung ist die korrekte Festlegung der benötigten Rollen. Der Status beschreibt den Signaturablauf und ersetzt keine Prüfung des Dokumentinhalts.
Für die weitere Bearbeitung die signierte Fassung abrufen
Für eine Rückfrage oder eure Ablage brauchst du die Fassung mit den erfassten Unterschriften. Du rufst die signierte PDF-Version beziehungsweise den vorgesehenen Scan-Download ab und prüfst, ob es sich um das passende Dokument handelt. Dadurch könnt ihr mit derselben Unterlage weiterarbeiten, die im Signaturablauf geführt wird. In der Closed Beta stimmt ihr den Einsatz für eure Dokumente ab. Die verfügbare Signatur ist keine qualifizierte elektronische Signatur. Weil berechtigte Verwaltungsaktionen auch das Rücksetzen ermöglichen, solltet ihr vor einem erneuten Signieren den aktuellen Dokumentstand und den Anlass dafür prüfen.
Häufige Fragen
Was bedeutet es, wenn nur eine vorgesehene Rolle unterschrieben hat?
Prüfe, ob weitere Unterschriften benötigt werden. Eine erfasste Schülerunterschrift ersetzt keine noch ausstehende Vertreter- oder Lehrerunterschrift, die für dieses Dokument vorgesehen ist.
Welche Fassung nutze ich für eine Rückfrage zum unterschriebenen Dokument?
Rufe die signierte PDF-Fassung oder den zugehörigen Scan über den Dokumentablauf ab. Prüfe Dokumentzuordnung und Signaturstand, damit ihr euch auf die passende Unterlage bezieht.
Wie bekommen wir Zugang?
Die Fahrschulverwaltung ist in der Closed Beta. Bewirb dich mit eurer Schule; Umfang, Einrichtung und Aufnahme werden geklärt. Kein Sofortzugang.
Gestalte die Verwaltungs-Beta mit.
Umfang, Einrichtung und Konditionen klären wir vor der Teilnahme. Eine Bewerbung schaltet keinen Zugang frei.