E-Rechnungen für Fahrschulleistungen erstellen.
Übernimm erbrachte Leistungen in den Rechnungsentwurf und prüfe Empfänger, Positionen und Steuerangaben. RoadReview erzeugt ein PDF mit eingebetteten Factur-X-/ZUGFeRD-Daten, damit ihr den lesbaren Beleg und die strukturierten Rechnungsdaten gemeinsam weitergeben könnt.
Erst klären, wer die Rechnung erhält
Wenn ein Fahrschüler die Ausbildung macht, aber ein anderer Kontakt die Rechnung erhält, müssen Empfänger und Leistung zusammenpassen. Du wählst im Entwurf den Schüler oder den hinterlegten Zahlungskontakt und prüfst Anschrift, Rechnungsdatum, Fälligkeit und Leistungszeitraum. Anschließend kontrollierst du die Positionen, Mengen und Steuerangaben. So steht vor dem Fakturieren fest, wem ihr welche Leistung berechnet. Voraussetzung sind gepflegte Stammdaten und ein passender Zahlungskontakt; die spätere XML-Erzeugung ergänzt keine fehlenden Angaben und entscheidet nicht für euch über die steuerliche Behandlung.
Erbrachte Fahrstunden in den Beleg übernehmen
Als Beispiel möchtest du mehrere durchgeführte Fahrstunden gemeinsam abrechnen. Du prüfst im Leistungskonto, welche Einträge als erbracht vorliegen, und übernimmst die passenden Leistungen in den Rechnungsentwurf. Dort kontrollierst du Mengen, Bezeichnungen und Beträge, bevor du fakturierst. Die Rechnung verbindet damit den Beleg mit den zuvor dokumentierten Leistungen; geplante Termine werden nicht allein durch ihren Kalendereintrag zur abgerechneten Fahrstunde. Für diesen Ablauf muss die Durchführung bestätigt sein. Zusätzlich können manuelle Positionen oder Einträge aus dem Leistungskatalog in den Entwurf aufgenommen werden.
Lesbares PDF und strukturierte Daten gemeinsam weitergeben
Ein Empfänger möchte den Beleg lesen, seine Buchhaltung braucht zusätzlich strukturierte Rechnungsdaten. RoadReview erzeugt Factur-X-/ZUGFeRD-XML und bettet diese Daten in ein PDF/A-3-Dokument ein. Nach der Dokumenterzeugung nutzt du den vorgesehenen Versand oder Export und prüfst, ob dieser Übergabeweg zum Empfänger passt. Das Ergebnis ist ein PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten. Beim Einstieg in die Closed Beta klärt ihr den benötigten Rechnungsablauf und die Einrichtung. Ob das Dokument die konkreten Anforderungen des Empfängers erfüllt, prüft ihr mit eurer Buchhaltung; das Format allein beantwortet diese Frage nicht.
Häufige Fragen
Kann ich einen Zahlungskontakt als Rechnungsempfänger verwenden?
Ja. Du kannst im Rechnungsentwurf einen hinterlegten Zahlungskontakt wählen. Prüfe dessen Angaben vor dem Fakturieren; die Ausbildung bleibt dem Fahrschüler zugeordnet.
Reicht ein geplanter Fahrtermin als Rechnungsgrundlage?
Für die Übernahme erbrachter Leistungen muss die Durchführung bestätigt sein. Ein geplanter Kalendereintrag allein ersetzt diesen Schritt nicht. Manuelle Rechnungspositionen sind ein eigener Weg.
Wie bekommen wir Zugang?
Die Fahrschulverwaltung ist in der Closed Beta. Bewirb dich mit eurer Schule; Umfang, Einrichtung und Aufnahme werden geklärt. Kein Sofortzugang.
Gestalte die Verwaltungs-Beta mit.
Umfang, Einrichtung und Konditionen klären wir vor der Teilnahme. Eine Bewerbung schaltet keinen Zugang frei.